Préposé à la distribution en assurance : capacité IAS obligatoire, régime juridique et responsabilité ACPR pour le courtier
Un dirigeant de cabinet de courtage qui recrute un collaborateur pour réaliser des actes de distribution se pose inévitablement la question suivante : la capacité professionnelle IAS qu’il détient en tant que personne morale immatriculée à l’ORIAS suffit-elle à couvrir ce salarié, ou ce préposé à la distribution doit-il obtenir une habilitation distincte ? La réponse à cette question n’est pas anodine : elle engage la conformité réglementaire du cabinet, son immatriculation ORIAS et sa responsabilité devant l’ACPR. Cet article analyse en profondeur le régime juridique applicable, les obligations de formation qui en découlent et les vérifications attendues par le superviseur.
Qu’est-ce qu’un préposé à la distribution et quel est son statut au regard du Code des assurances ?
Le Code des assurances distingue soigneusement les intermédiaires en assurance immatriculés à l’ORIAS et les personnes physiques qui exercent des actes de distribution sous l’autorité d’un intermédiaire. L’article L511-1 du Code des assurances définit la distribution d’assurance comme toute activité consistant à présenter, proposer ou aider à conclure des contrats d’assurance. Un salarié qui conseille un client sur un produit d’assurance, collecte ses besoins ou formalise un devis remplit, en toute rigueur juridique, un acte de distribution. Il ne peut le faire qu’en qualité de préposé habilité par un intermédiaire dûment immatriculé.
La notion de préposé renvoie à une relation de subordination juridique : le salarié agit pour le compte et sous la responsabilité de l’employeur-courtier. Cette subordination ne dispense pas pour autant le préposé de satisfaire à des exigences personnelles de compétence. La Directive DDA 2016/97/UE, transposée en droit français, impose en effet que toutes les personnes participant à la distribution disposent des connaissances et aptitudes professionnelles nécessaires, et ce de manière individuelle, quelle que soit la forme juridique sous laquelle elles exercent.
Il convient de ne pas confondre le préposé avec le mandataire d’intermédiaire en assurance (MIA), qui est lui-même immatriculé à l’ORIAS sous la catégorie IAS 2 ou IAS 3 et qui agit de manière autonome. Le préposé n’est pas immatriculé en son nom propre : il est couvert par l’immatriculation de son employeur, mais doit démontrer sa compétence à titre personnel.
La capacité IAS du courtier couvre-t-elle automatiquement ses préposés ? Régime IAS 1, IAS 2, IAS 3
La réponse est non : la capacité professionnelle attachée à la personne morale immatriculée à l’ORIAS ne transfère pas automatiquement aux salariés exerçant des fonctions de distribution. L’article R512-13 du Code des assurances précise que les personnes physiques exerçant, pour le compte d’une personne morale, une activité de présentation, proposition ou aide à la conclusion de contrats d’assurance doivent justifier elles-mêmes des conditions de capacité professionnelle fixées par la réglementation. Cette exigence est individuelle et ne se délègue pas.
La capacité professionnelle est appréciée selon trois niveaux correspondant aux catégories d’immatriculation ORIAS :
| Catégorie ORIAS | Niveau IAS | Capacité professionnelle requise | Public concerné |
|---|---|---|---|
| Courtier (COA) | IAS 1 | Niveau le plus élevé : diplôme bac+2 ou 2 ans d’expérience en assurance, ou formation IAS 1 validée | Dirigeants et préposés exerçant en courtage |
| Mandataire d’assurance (MA) | IAS 2 | Niveau intermédiaire : diplôme ou formation IAS 2, ou expérience professionnelle qualifiante | Mandataires et leurs préposés |
| Mandataire d’intermédiaire (MIA) | IAS 3 | Niveau de base : formation IAS 3 ou attestation délivrée par le mandant | Sous-mandataires et leurs préposés |
Concrètement, un salarié d’un courtier qui présente, conseille ou aide à souscrire des contrats d’assurance doit justifier d’une capacité de niveau IAS 1. Il peut y répondre par l’obtention d’un diplôme reconnu, par une expérience professionnelle suffisante ou par la validation d’une formation IAS 1 auprès d’un organisme agréé. La formation IAS 1 et IAS 2 en pack combiné proposée par Académie Conformité permet notamment aux cabinets souhaitant former simultanément des profils différents de répondre à cette obligation de manière structurée et économique.
Les obligations de formation DDA applicables aux préposés : 15 heures annuelles et responsabilité du courtier
Au-delà de la capacité professionnelle initiale, le régime de la Directive sur la Distribution d’Assurance (DDA), transposée par l’ordonnance du 16 mai 2018, impose à toutes les personnes physiques participant à la distribution de suivre au minimum 15 heures de formation continue par an. Cette obligation s’applique sans exception aux préposés exerçant des actes de distribution, indépendamment de leur ancienneté ou de leur niveau hiérarchique.
La responsabilité de vérifier et d’organiser le suivi de cette formation incombe directement au courtier employeur. En cas de contrôle ACPR, le cabinet devra produire les attestations de formation DDA nominatives pour chaque préposé concerné. L’absence de telles attestations est considérée comme un manquement aux obligations de distribution et peut entraîner des mesures de supervision, voire des sanctions. Pour anticiper ce risque, il est recommandé au dirigeant de consulter notre analyse sur les conséquences du non-respect de la formation DDA 15 heures lors d’un contrôle ACPR.
Un point souvent sous-estimé concerne les stagiaires et alternants affectés à des tâches de distribution. Dès lors qu’ils participent à des actes de distribution — même partiellement —, ils sont soumis aux mêmes exigences de formation DDA que les salariés permanents. Cette situation est développée dans notre article dédié à l’obligation de formation DDA pour les stagiaires et alternants, qui détaille les spécificités propres à ces situations.
Vérifications attendues par l’ACPR : que contrôle le superviseur en pratique ?
L’ACPR supervise les intermédiaires en assurance sur la base d’une approche par les risques. Lors d’un contrôle sur place ou sur pièces, les inspecteurs vérifient systématiquement plusieurs éléments relatifs aux préposés à la distribution :
- La liste nominative des préposés exerçant des fonctions de distribution au sein du cabinet
- La justification de capacité professionnelle initiale pour chacun d’eux (diplôme, attestation d’expérience ou certification de formation IAS)
- Les attestations de formation DDA de 15 heures par an et par personne, délivrées par un organisme de formation certifié Qualiopi
- La cohérence entre les fonctions exercées et le niveau de capacité détenu : un préposé qui réalise des actes de distribution de niveau IAS 1 ne peut pas se prévaloir d’une seule formation IAS 3
- L’existence de procédures internes de contrôle permettant au dirigeant de s’assurer que ses préposés restent en conformité d’une année sur l’autre
L’ACPR attend également que le courtier puisse démontrer qu’il a mis en place une organisation interne structurée : tableau de suivi des formations, rappels automatiques avant expiration des cycles annuels, archivage des attestations. Ces éléments constituent des preuves de bonne gouvernance en matière de distribution. En cas de manquement avéré, le superviseur peut adresser une mise en demeure assortie d’un délai de mise en conformité, avec le risque d’une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au retrait d’immatriculation ORIAS.
Comment organiser concrètement la mise en conformité des préposés dans un cabinet de courtage ?
La mise en conformité d’un cabinet sur ce point suppose une démarche en plusieurs étapes. La première est d’identifier précisément quels collaborateurs exercent réellement des actes de distribution au sens de l’article L511-1 du Code des assurances. Un collaborateur qui se contente de tâches administratives pures (facturation, archivage) n’entre pas dans le champ de la distribution. En revanche, dès qu’il participe à un entretien de conseil, à la présentation d’un devis ou à l’explication d’une garantie, il entre dans le périmètre réglementaire.
La deuxième étape consiste à vérifier, pour chaque préposé identifié, qu’il dispose d’une capacité IAS valide et suffisante. Si ce n’est pas le cas, il convient de lui faire suivre une formation IAS adaptée avant qu’il n’exerce des fonctions de distribution. L’ORIAS centralise les immatriculations des intermédiaires, mais le suivi des préposés non immatriculés reste de la seule responsabilité du courtier employeur.
La troisième étape porte sur la formation continue DDA : chaque préposé concerné doit suivre 15 heures par cycle annuel auprès d’un organisme certifié Qualiopi. Le courtier peut financer ces formations via l’OPCO compétent, ce qui allège significativement la charge financière. Académie Conformité propose des programmes de formation DDA en ligne conformes, adaptés aux contraintes de disponibilité des équipes de distribution, avec délivrance d’attestations nominatives valables devant l’ACPR.
Enfin, il est fortement conseillé de formaliser ces obligations dans le contrat de travail ou la fiche de poste du préposé, et de prévoir une clause d’obligation de formation continue. Cette formalisation renforce la traçabilité en cas de contrôle et démontre l’engagement du dirigeant dans une démarche de conformité proactive.
Questions fréquentes
Un salarié d’un courtier doit-il être immatriculé à l’ORIAS pour distribuer des assurances ?
Non, un salarié agissant comme préposé du courtier n’est pas immatriculé à l’ORIAS en son nom propre. Il exerce sous couvert de l’immatriculation de son employeur. En revanche, il doit impérativement justifier à titre personnel d’une capacité professionnelle de niveau IAS 1 (pour un cabinet de courtage), obtenue par diplôme, expérience ou formation certifiée. L’immatriculation ORIAS du courtier ne lui transfère pas automatiquement cette capacité.
Que risque un courtier dont les préposés ne disposent pas de capacité IAS suffisante ?
Le courtier s’expose à des sanctions de l’ACPR pouvant aller de l’avertissement à la mise en demeure, voire à la suspension ou au retrait d’immatriculation ORIAS. L’absence de capacité professionnelle chez les préposés constitue un manquement aux conditions d’accès et d’exercice de la distribution d’assurance. Le dirigeant engage sa responsabilité personnelle en laissant des salariés non qualifiés réaliser des actes de distribution.
Les 15 heures de formation DDA s’appliquent-elles aussi aux préposés à temps partiel ?
Oui. L’obligation de 15 heures de formation continue DDA par an s’applique à toute personne physique participant à la distribution d’assurance, indépendamment de son temps de travail. Un préposé à temps partiel qui réalise des actes de distribution reste soumis à cette obligation dans son intégralité. Seule une absence totale de toute fonction de distribution permettrait de l’en exempter. Académie Conformité propose des formations en ligne adaptées aux contraintes horaires des équipes à temps partiel.
Comment prouver à l’ACPR que les préposés d’un cabinet sont bien formés ?
La preuve repose sur la production d’attestations de formation nominatives délivrées par un organisme certifié Qualiopi, accompagnées des justificatifs de capacité professionnelle initiale (diplômes, certificats de formation IAS). Le cabinet doit conserver ces documents de manière organisée et être en mesure de les présenter immédiatement lors d’un contrôle. Un tableau de bord interne recensant l’ensemble des préposés, leur niveau de capacité et l’état de leurs formations DDA constitue une bonne pratique reconnue par le superviseur.
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