Intermédiaire en assurance en congé maternité ou maladie longue durée : report des 15 heures DDA, maintien ORIAS et obligations ACPR pendant l’absence

Un intermédiaire en assurance confronté à un congé maternité ou à une maladie longue durée se retrouve face à une série d’interrogations réglementaires légitimes : son immatriculation ORIAS est-elle menacée par son absence ? Peut-il reporter ses 15 heures de formation DDA annuelles obligatoires ? Quelles démarches doit-il engager auprès de l’ACPR pour rester en conformité pendant la période d’arrêt ? Ces questions, souvent ignorées des guides pratiques, touchent pourtant à des obligations dont le non-respect peut entraîner des conséquences graves sur l’exercice professionnel. Cet article vous apporte des réponses précises, fondées sur le Code des assurances et la réglementation issue de la Directive sur la Distribution d’Assurances (DDA) 2016/97/UE.

Le cadre réglementaire de la formation continue DDA : rappel des obligations des intermédiaires

La Directive DDA, transposée en droit français par l’ordonnance n°2018-361 du 16 mai 2018, impose à tout intermédiaire en assurance de suivre 15 heures de formation professionnelle continue par année civile. Cette obligation est inscrite à l’article L512-1 du Code des assurances, qui précise que les intermédiaires doivent satisfaire en permanence aux exigences de connaissances et d’aptitudes professionnelles. L’obligation concerne les courtiers (COA), les agents généraux (AGA), les mandataires d’assurance (MA) et les mandataires d’intermédiaires d’assurance (MIA), qu’ils exercent à titre principal ou accessoire.

La période de référence est l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Les 15 heures doivent être accomplies au sein d’organismes de formation enregistrés, et une attestation de formation doit être conservée et présentée à toute demande de l’ACPR ou lors du renouvellement ORIAS. L’absence d’attestation valide constitue un manquement réglementaire susceptible d’entraîner une radiation du registre ORIAS. Comprendre précisément ce que l’arrêt prolongé change à cette mécanique est donc essentiel pour tout professionnel concerné.

Il convient de distinguer les catégories d’intermédiaires selon leur niveau de responsabilité au regard de la formation continue. Les obligations diffèrent selon que l’on est dirigeant responsable, salarié habilité ou mandataire non salarié, comme l’illustre le tableau ci-dessous.

Report des 15 heures DDA en cas de congé maternité ou maladie longue durée : ce que dit réellement la réglementation

La réglementation française ne prévoit pas, à ce jour, de mécanisme automatique de report ou de suspension de l’obligation de 15 heures DDA en cas de congé maternité, de congé pathologique ou d’arrêt maladie longue durée. L’ACPR, autorité de contrôle compétente, apprécie les situations au cas par cas, sans disposition expresse du Code des assurances accordant un droit à report. C’est un point crucial que de nombreux professionnels méconnaissent, souvent convaincus à tort que leur arrêt médical suspend automatiquement leurs obligations réglementaires.

Toutefois, la doctrine de l’ACPR et la pratique du contrôle intègrent le principe de proportionnalité : un intermédiaire incapable physiquement de suivre une formation en raison d’une hospitalisation ou d’un congé maternité ne saurait être sanctionné de la même manière qu’un professionnel en pleine activité ayant délibérément négligé son obligation. Il est fortement recommandé de constituer un dossier de justification comprenant les arrêts de travail, les attestations médicales et toute correspondance avec les organismes compétents. La transparence proactive est la meilleure protection.

En pratique, plusieurs solutions s’offrent à l’intermédiaire absent :

• Suivre une formation en e-learning depuis son domicile, si son état de santé le permet, même partiellement. Les plateformes de formation DDA en ligne permettent de fractionner les heures sur l’année civile, sans contrainte de présentiel.
• Anticiper en réalisant ses 15 heures avant le début du congé prévu, notamment pour un congé maternité dont la date est connue à l’avance.
• En cas d’impossibilité totale sur toute l’année civile, alerter l’ACPR par écrit et conserver toutes les preuves d’incapacité, en vue d’une appréciation circonstanciée lors d’un éventuel contrôle.
• Pour les dirigeants de cabinet, désigner un dirigeant responsable suppléant ou un collaborateur habilité capable d’assurer la continuité réglementaire de la structure.

Les formations DDA accessibles en ligne constituent ici un atout majeur. Par exemple, les modules de formation DDA en assurance de personnes et prévoyance individuelle disponibles sur academieconformite.fr permettent de valider tout ou partie des heures obligatoires depuis chez soi, à son rythme, ce qui est particulièrement adapté aux situations de convalescence légère ou de congé maternité en fin de période.

Maintien de l’immatriculation ORIAS pendant un arrêt prolongé : conditions et risques

L’immatriculation ORIAS est soumise à un renouvellement annuel, conditionné au respect de plusieurs critères cumulatifs : honorabilité, capacité professionnelle, garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle (pour les courtiers). Un arrêt maladie ou un congé maternité ne remet pas en cause ces conditions de fond, à condition que les justificatifs soient à jour. Le risque principal réside dans le défaut de renouvellement consécutif à une absence prolongée qui aurait conduit le professionnel à négliger les démarches administratives annuelles.

L’ORIAS procède chaque année à la campagne de renouvellement entre octobre et décembre pour une validité au 1er janvier suivant. Un intermédiaire en arrêt prolongé doit s’assurer que cette démarche est effectuée, soit personnellement (si son état le permet), soit par un mandataire dûment habilité, soit par son employeur ou associé selon la structure juridique. La radiation faute de renouvellement est automatique et n’est pas suspendue par un arrêt médical.

Pour les courtiers personnes physiques ou dirigeants responsables d’une société de courtage, l’arrêt prolongé soulève également la question de la continuité de l’activité. Si le courtier est seul à exercer et qu’il est en incapacité totale, la structure peut techniquement ne plus avoir de personne satisfaisant aux conditions d’honorabilité et de capacité professionnelle en activité. Il convient alors de nommer un remplaçant temporaire remplissant les conditions ORIAS ou de suspendre contractuellement l’activité en informant les partenaires et clients. Pour approfondir les conditions de maintien de l’immatriculation dans des circonstances exceptionnelles, l’analyse du traitement des retards d’attestation DDA lors du renouvellement ORIAS offre un éclairage complémentaire utile.

Obligations vis-à-vis de l’ACPR pendant l’absence : transparence et continuité de la conformité

L’ACPR ne dispose d’aucune procédure formalisée de « déclaration d’absence » pour les intermédiaires en arrêt prolongé. Néanmoins, ses orientations en matière de supervision des intermédiaires rappellent que la responsabilité de conformité est permanente, indépendamment des vicissitudes de la vie personnelle du professionnel. En cas de contrôle, l’ACPR examinera l’ensemble de la période écoulée, y compris celle couverte par un arrêt.

Les obligations qui persistent malgré un arrêt prolongé incluent notamment :

• La conservation et l’archivage des documents de conseil déjà produits avant l’arrêt, conformément aux exigences DDA (5 ans minimum).
• Le maintien en vigueur de la garantie financière et de la RC professionnelle pour les courtiers, dont les échéances ne sont pas suspendues par l’arrêt.
• La désignation d’un responsable de traitement des réclamations clients pendant l’absence, afin de respecter les délais réglementaires de réponse.
• Le respect des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) si l’activité se poursuit partiellement ou via des collaborateurs.
• La notification aux compagnies mandantes (pour les MA et AGA) de l’absence du responsable, afin qu’elles puissent prendre les dispositions nécessaires à la continuité du service.

La question du contrôle interne est particulièrement sensible pour les structures de taille réduite. Un cabinet de courtage dont le dirigeant est en arrêt ne peut pas pour autant se dispenser de tout dispositif de surveillance interne. Il est recommandé de mettre en place un plan de continuité minimal documenté, mentionnant qui assume les responsabilités réglementaires et comment les obligations sont maintenues. Cette démarche s’inscrit dans le cadre plus large du dispositif de contrôle interne permanent exigé par la DDA et l’ACPR.

Cas pratiques : congé maternité et maladie longue durée, quelles différences concrètes ?

Le congé maternité présente l’avantage d’être anticipable : la date présumée d’accouchement est connue plusieurs mois à l’avance, ce qui permet à l’intermédiaire de planifier ses 15 heures DDA avant le début du congé légal (6 semaines avant le terme pour un premier enfant). Une intermédiaire en assurance enceinte a donc tout intérêt à réaliser l’intégralité de ses heures dès le premier semestre de l’année civile, en privilégiant des modules e-learning flexibles. Elle peut également anticiper le renouvellement ORIAS si celui-ci intervient pendant la période d’absence.

La maladie longue durée (affection de longue durée, ALD, ou arrêt prolongé imprévisible) est plus délicate à gérer car elle survient sans préavis. Dans ce cas, la constitution immédiate d’un dossier médical documenté, associée à une information rapide des partenaires institutionnels et des compagnies mandantes, est la meilleure approche. Si l’arrêt couvre la totalité ou la quasi-totalité d’une année civile, le professionnel devra être en mesure de démontrer son incapacité objective à suivre une formation, y compris à distance. Pour les associés de sociétés de courtage, la question de la répartition des obligations DDA entre associés mérite une attention particulière en cas d’absence prolongée de l’un d’eux.

Dans les deux cas, il convient de documenter précisément :

• La durée exacte de l’arrêt (dates de début et de fin, avec pièces justificatives médicales).
• Les heures de formation réalisées avant et après l’arrêt sur l’année civile concernée.
• Les mesures de continuité mises en place pour la structure (remplaçant, gestion des sinistres, traitement des réclamations).
• Toute correspondance avec l’ORIAS, l’ACPR ou les compagnies mandantes relative à l’absence.

Questions fréquentes

Un congé maternité suspend-il automatiquement l’obligation de 15 heures DDA ?

Non, la réglementation française ne prévoit aucune suspension automatique de l’obligation de 15 heures de formation DDA annuelles en cas de congé maternité. L’obligation reste formellement en vigueur pour l’année civile concernée. Toutefois, l’ACPR apprécie les situations de manière proportionnée lors de ses contrôles : un intermédiaire ayant documenté son incapacité et adopté une démarche proactive (formation partielle réalisée avant le congé, dossier médical constitué) sera traité différemment d’un professionnel ayant simplement négligé ses obligations. La solution la plus sûre reste d’anticiper les heures de formation avant le début du congé maternité.

Mon immatriculation ORIAS est-elle automatiquement maintenue pendant mon arrêt maladie ?

L’immatriculation ORIAS n’est pas suspendue ni radiée automatiquement du seul fait d’un arrêt maladie. Elle continue à courir et doit être renouvelée dans les délais habituels (campagne annuelle d’octobre à décembre). Le risque réel est l’oubli des démarches de renouvellement pendant une longue absence. Il est impératif de mandater un tiers de confiance (associé, conjoint collaborateur, avocat) pour effectuer les démarches ORIAS si vous êtes dans l’impossibilité de le faire personnellement. La garantie financière et la RC professionnelle doivent également rester en vigueur sans interruption.

Quelles démarches effectuer auprès de l’ACPR pendant un arrêt prolongé ?

L’ACPR ne dispose pas d’une procédure spécifique de déclaration d’absence. Il n’existe pas de formulaire officiel à remplir pour signaler un congé maternité ou une maladie longue durée. En revanche, si l’ACPR engage une procédure de contrôle pendant ou après votre absence, vous devrez être en mesure de produire l’intégralité des justificatifs prouvant votre incapacité et les mesures de continuité mises en place. Il est conseillé de conserver précieusement tous les arrêts de travail, ordonnances, et preuves de formation réalisées. Des ressources pédagogiques sur les obligations DDA sont disponibles sur academieconformite.fr pour vous aider à préparer votre retour en conformité.

Puis-je suivre mes heures DDA en e-learning depuis chez moi pendant un congé maternité ?

Oui, les formations DDA en e-learning sont pleinement reconnues par l’ACPR dès lors qu’elles sont dispensées par un organisme de formation enregistré et qu’une attestation est délivrée à l’issue. Pendant un congé maternité, notamment en période post-natale, suivre des modules en ligne à son rythme est tout à fait possible et constitue la solution la plus pragmatique pour maintenir sa conformité. academieconformite.fr propose des formations DDA 15 heures entièrement en ligne, avec attestation conforme aux exigences réglementaires, accessibles depuis tout support numérique.